Authôt ou Captoo pour les transcriptions des collectivités locales ?
Que ce soit pour des élections régionales, municipales ; les collectivités locales ont des besoins importants en transcription. Si vous travaillez dans ce type d’organisation, vous savez à quel point vous avez de nombreuses heures de conseils, de comités, de réunions… Et toutes ces heures d’échange, vous devez les restituer le plus fidèlement possible ! Vous avez donc besoin d’une solution optimale pour transcrire les différents comptes-rendus. La technologie de reconnaissance automatique de la parole va clairement pouvoir vous aider. Sauf qu’il existe plusieurs solutions et services à disposition…
Ainsi, comment choisir ? Nous allons ici vous expliquer objectivement les différences entre Captoo et Authôt en matière de transcription pour chaque étape d’un conseil pour les collectivités locales.
Effectuer une bonne captation audio dès le départ
Pour commencer, sachez que de la captation, jusqu’au document texte final, la maîtrise de chaque étape est essentielle. Effectuer une bonne captation audio dès le départ est crucial. En effet, le système de reconnaissance automatique de la parole, qui va permettre d’aider dans la transcription, part des modèles acoustiques et linguistiques de l’enregistrement. Plus celui-ci est propre et de bonne qualité, mieux ce sera.
Voici quelques conseils à appliquer dès maintenant pour bien capter l’audio lors de conseils, de réunions :
– Choisissez une salle de conseil sans réverbération ou écho ;
– Placez un micro devant chaque intervenant ;
– Indiquez les noms des participants, des personnes qui prennent la parole – soit oralement, soit sur un écriteau placé devant eux (si vous enregistrez en vidéo) ;
– Respectez les prises de paroles et évitez de parler à plusieurs en même temps ;
– Adoptez un bon matériel d’enregistrement audio et/ou vidéo – par exemple ceux de nos partenaires Nagra et EmagiSon.)
Les différentes méthodes en transcription
Ensuite, une fois que vous avez un bon fichier sonore – audio ou vidéo -, vous souhaitez rapidement avoir la restitution par écrit. Place alors à la transcription !
Concrètement, la transcription écrite de l’enregistrement – speech-to-text -, est le plus gros du travail. De ce fait, plusieurs méthodes existent en transcription :
– Manuelle ;
– Automatique : réalisée entièrement par la technologie (IA) ;
– Alliance des deux : technologie (IA) + humain.
Concernant la méthode n°1, celle de la transcription manuelle, elle consiste à écouter un enregistrement et à taper en même temps dans un logiciel de traitement de texte ce que vous entendez. C’est une tâche extrêmement longue, fastidieuse et chronophage. En outre, cela vous oblige à faire des pauses pour rester concentré, ne pas vous perdre… Vous allez sûrement devoir revenir en arrière, vous stopper dans cette tâche pour traiter d’autres urgences à côté… Vous pouvez y passer des heures et des heures, voire même des journées entières – selon la longueur de l’enregistrement. Non seulement c’est souvent au détriment de vos autres missions, mais en plus ce n’est pas optimal. Il s’agit donc, de notre point de vue, d’adopter absolument, une autre solution !
La méthode n°2 est celle de la transcription automatique – 100% réalisée par une machine, une intelligence artificielle. Effectivement, des solutions technologiques existent pour réaliser la majeure partie du travail de transcription. Basées sur la reconnaissance automatique de la parole, ces solutions font du speech-to-text – de la conversion de paroles en textes.
Un exemple de logiciel en transcription automatique est Captoo . Selon leur site web, Captoo effectue « une identification automatique de tous les intervenants, apporte un confort de lecture et de correction des comptes-rendus, restitue intégralement les propos tenus, met à disposition rapidement vos comptes-rendus ». A partir d’un fichier son, le logiciel Captoo effectue la transcription écrite en quelques heures et seule l’exportation aux formats Word ou Libre Office sont disponibles.
Bien évidemment, les bénéfices de la transcription automatique sont nombreux :
· Aucune connaissance technique requise ;
· Diminution de la charge de travail ;
· Gain de temps…
Cependant, cela ne suffit pas, on s’aperçoit déjà des limites : aucune vérification humaine, cela ne vous fait gagner que 50% du temps de rédaction en moyenne et les formats de diffusion/d’exportation sont restreints. Il est également important de tester la fiabilité de leur système de reconnaissance. La qualité d’enregistrement est importante mais tous les systèmes de reconnaissance de la parole ne sont pas identiques. Leurs performances sont liées aux méthodes et aux données utilisées pour l’apprentissage des modèles acoustiques et linguistiques.
Chez Authôt nous proposons une solution de transcription automatique directement sur notre plateforme en ligne Authôt APP. Pas de téléchargement de logiciel et les délais de transcription automatique sont de quelques minutes. Notre système est fiable à 95% sur des fichiers de qualité studio (broadcast). Avec nos nombreux clients dans les collectivités locales nous constatons qu’une relecture humaine est nécessaire et nous ne vous abandonnons pas là !
Allier la technique et l’expertise humaine en transcription
Chez Authôt, nous proposons donc d’allier le meilleur de la technologie et de l’expertise humaine en transcription grâce à la méthode n°3 : transcription automatique avec relecture humaine – alliance IA et humain.
Soit vous décidez de relire vous-même la transcription faite par la machine – depuis notre éditeur de texte en ligne avancé avec la fonction karaoké qui lie le texte à l’audio. La relecture se fait facilement et rapidement aussi grâce aux raccourcis claviers disponibles. Soit vous nous confiez cette relecture. Nos équipes de correcteurs, rédacteurs professionnels natifs sont disponibles pour ces missions. Afin de respecter vos échéances, nous préparons le planning de réalisation de votre projet en amont.
Le petit plus pour vos comptes-rendus de réunions, comités, conseils municipaux, régionaux : la réalisation de la mise en forme finale du document ! En effet, en plus de la relecture du texte fait par la machine, chez Authôt nous pouvons vous créer le document final prêt à diffusion. A partir d’un modèle fourni, nous respectons des consignes bien spécifiques et vous recevez votre PV !
A titre d’illustration, nous vous avions rapporté le témoignage d’une directrice de l’administration générale – qui est, entre autres, responsable de la diffusion des comptes-rendus des conseils de sa communauté d’agglomération.
Des transcriptions optimales à diffuser dans plusieurs formats
Avec toutes ces étapes, vous rendez accessible vos conseils, vos réunions, vos comités… Si vos contenus sont en ligne alors vous allez pouvoir exploiter au maximum le travail de transcription réalisé !
En effet, en plus de la transcription mise en page (PV) vous pouvez enrichir vos publications. Que ce soit pour la version automatique ou corrigée, chez Authôt nous proposons des exports multiples ce qui signifie que vous pouvez obtenir un fichier .doc mais aussi un fichier sous-titre (.srt, .vtt) ou encore un fichier avec des repères temporels au mot (.xml ou .html). Par exemple, si vous diffusez la vidéo du conseil (ou un podcast) vous allez pouvoir ajouter le sous-titre à votre player et la transcription synchronisée (système de karaoké) en dessous.
Tout ceci facilite la compréhension et augmente le nombre d’écoutes et de vues ! Nous reparlerons de tout cela dans un autre article.
Que ce soit en termes de captation – vidéo/audio -, d’enregistrement, de praticité, de temps de traitement, de qualité du résultat, de services additionnels, d’export et de relation client, nous répondons présents et améliorons toujours plus nos outils et leurs performances.
Si vous voulez aller encore plus loin, notre solution Authôt LIVE permet de transcrire les conseils municipaux en direct !