Comment bien capter, enregistrer et transcrire des réunions de manière automatique ?

Comment bien capter, enregistrer et transcrire de manière automatique est une vraie question et tout un processus dans lequel il s’agit de négliger aucune étape. Simplifier la gestion de vos réunions grâce à un logiciel d’enregistrement, de captation et de transcriptions de réunions automatique est aujourd’hui accessible. L’environnement métier actuel n’est pas encore suffisamment conscient des solutions hybrides et technologiques sur le marché. En effet, actuellement, les entités et entreprises ont souvent encore des méthodes obsolètes, impliquant notamment des prises de notes manuelles, des enregistrements approximatifs avec des smartphones etc. L’enregistrement et la bonne transcription sont sources d’enjeux nombreux pour entreprises, collectivités, instances publiques. Il est temps pour vous de passer à une solution moderne, des technologies expertes en audio et reconnaissance vocale !

Étape 1 : Captation audio de qualité

La première étape est celle d’une captation audio de qualité… Ce qui constitue une base indispensable ! Ainsi, le problème majeur bien plus fréquent qu’on ne le pense, est qu’aujourd’hui encore, une entreprise, une institution, collectivité n’a rien mis en place en termes de système de captation, d’enregistrement et de transcription. La plupart des professionnels sont donc encore sur une organisation relativement archaïque avec une assistante, une secrétaire chargée de prendre des notes intégralement, manuellement pendant la réunion/et ou qui enregistrent vaguement – et parfois partiellement – l’échange sur son téléphone portable… Non seulement c’est chronophage, pénible, mais en plus c’est contre-productif car cela fait perdre du temps,de la qualité et mobilise une personne en interne. Or, ce type de structure a un fort besoin de PV et autres comptes rendus complets de réunions. Ils ont besoin d’un processus complet qui fonctionne.

Chez Authôt, nous avons régulièrement des demandes pour des réunions des CSE, des comités de direction, des conseils, ou encore diverses réunions de bureaux dans des instances publiques… Effectivement, ils perdent en optimisation et en performance en la matière et c’est bien dommage… Tout commence avec un logiciel d’enregistrement complet et expert de transcription de réunions ! Qui plus est, le peu d’outils existants en la matière sont anglophones… Chez Authôt, nous allions le meilleur des mondes pour de l’audio et des transcriptions de qualité grâce à nos professionnels natifs !

Rappelons l’importance de la qualité d’enregistrement pour garantir une transcription fidèle. Parmi les solutions technologiques répondant à ce type de besoins, mentionnons les :

• Microphones optimisés ;
• Logiciels dédiés ;
• Dispositifs embarqués.

Ces solutions ont plusieurs avantages :

• Suppression des bruits parasites ;
• Captation uniforme des différents locuteurs autour d’une table, dans une salle ;
• Compatibilité avec divers environnements – des salles de réunions, comme de plus grandes assemblées, comités ;
• Optimisation à tous les niveaux.

Chaque détail sonore est important. Les bruits, les voix, les environnements, la captation elle-même… En 2025, n’hésitez donc pas à commencer par utiliser de bons outils d'enregistrement audio !

Étape 2 : L’enregistrement optimisé, clé d’une gestion efficace

La spécificité des réunions, des comités, c’est que ce sont souvent des moments, environnements très importants mais bruyants, avec possibilités d’échos, des débats hâtifs, des locuteurs avec des accents, des langues différents etc.

Ainsi, si dès le départ votre enregistrement est optimisé, cela fera une grande différence pour une gestion efficace de votre transcription et compte-rendu plus tard.

Pour ce type d’entité, afin d’obtenir une bonne captation sonore dans la pièce de la réunion, nous vous recommandons un, voire plusieurs micros d’ambiance ou micro-cravate reliés à un petit boîtier qui agit comme une mini régie technique ! Nous travaillons en étroite collaboration avec la société Astydeme qui nous permet de proposé un kit d'installation de qualité professionnelle et transportable. L’enregistrement audio, la deuxième étape, doit se faire aux formats .mp3 ou .wav par exemple.

De ce fait, si la qualité d’enregistrement et une bonne captation audio sont au rendez-vous, la technologie de transcription automatique (ASR) vous offre des résultats performants !

Qui plus est, les logiciels comportent des fonctionnalités pratiques telles que :

• Stockage dans le cloud ;
• Accès facile et privatisé (respect RGPD, Cybersécurité);
• Organisation des fichiers par dates, types de réunions.

Un logiciel expert proposé par notre partenaire élimine les pertes de données, les soucis liés à des enregistrements incomplets… Et bien plus !

Étape 3 : Transcription automatique grâce à l’ASR (Automatic Speech Recognition)

A présent, pour la troisième étape du processus, il s’agit d’envoyer le fichier audio en question, (bien enregistré, avec une bonne qualité sonore ) en transcription automatique sur une plateforme comme Authôt APP.

Grâce à l’ASR (automatic speech recognition), ou reconnaissance automatique de la parole ; la transcription automatique est un jeu d’enfant ! Par rapport à la méthode traditionnelle, vous gagnez en rapidité, précision, qualité et surtout retrouvez du plaisir dans le processus !

De plus, grâce à notre service humain de relecture, nous vous proposons de prendre en charge ce travail de A à Z afin de corriger d’éventuelles imprécisions, erreurs afin d’affiner au mieux le résultat.

Sinon, vous avez accès à la transcription automatique dans un éditeur de texte dernière génération. En effet, en offrant une totale gestion des locuteurs, votre relecture et mise en page finale est rapide et optimisée.

La transcription automatique est efficace pour vos réunions, lorsqu’elle est maîtrisée de bout en bout… Ce qui est un tout un métier !

Étape 4 : Une solution complète pour un gain de temps et d’efficacité

En somme, Authôt APP est une solution complète qui vous fera gagner en temps, en efficacité, fiabilité – et nous continuons en permanence de nous améliorer !

Concrètement, la force principale d’un logiciel de captation, d’enregistrement et de transcription réside dans son intégration à un processus global afin de produire de manière qualitative des PV et autres comptes rendus.

Les résultats sont concrets et directs pour tous : les équipes gagnent du temps, les participants peuvent davantage se concentrer sur les échanges, les comptes rendus sont quasiment immédiatement disponibles après les réunions etc. La transcription automatique est votre alliée idéale pour des réunions CSE, des comités de direction, des assemblées générales etc.

Grâce à Authôt, passez à une solution complète et de pointe pour vos captations, enregistrements et transcriptions de vos réunions dès aujourd’hui ! Simplicité, fiabilité, qualité des documents produits, économies de temps et de coûts…. Les bénéfices sont nombreux pour les transcriptions de vos réunions CSE, comités etc. Un logiciel d’enregistrement et transcription de réunion tel que le nôtre a fait ses preuves. Grâce à la reconnaissance automatique de la parole, à l’intelligence artificielle et à nos experts, vous allez complètement changer votre gestion des réunions et pouvoir vous concentrer sur les analyses et votre cœur de métier.