Razones para optar por un servicio de transcripción de reuniones

¿Por qué elegir herramientas de transcripción para reuniones? 

En el lugar de trabajo, las reuniones son momentos clave con muchos intercambios e información. Y esto, en un marco de tiempo que a menudo es apretado. Así el profesional debe ser capaz de presentar y consolidar sus ideas, tomando nota y haciendo comentarios sobre el trabajo de sus colegas. Como resultado, la toma de nota puede llegar a ser difícil rápidamente. Por esta razón, se recomienda la elección de herramientas de transcripción automática de voz, que son cada vez más populares en las reuniones. Aquí te explicamos el proceso de cómo lograr la transcripción automática para reuniones.

Reuniones profesionales: la toma de nota manual

Para empezar, es importante recordar qué son las reuniones profesionales y por qué la toma de nota tradicional es compleja y esencial. De hecho, una reunión se presenta como el acto de reunir a varias personas en el mismo lugar y al mismo tiempo. Tanto en persona como a distancia. Suele ser en torno a un objetivo preciso.

En este punto, uno puede preguntarse por qué organizar una reunión profesional. Hay dos posturas: la que aboga por los beneficios de las reuniones y la que no por considerar que las reuniones pueden hacer más lentos los proyectos. Explicaremos aquí la utilidad de este tipo de encuentro profesional.

Tipos de reuniones a transcribir

En general, hay tres tipos de reuniones con objetivos diferentes. El primer tipo de reunión es una reunión informativa. Su propósito es compartir información importante con sus participantes y/o recopilar información de los empleados. Durante una reunión informativa, por ejemplo, puede hacerse un balance, discutir sobre una estrategia de la empresa y mantenerse al tanto de los progresos de tus colegas.

También hay algunas reuniones que promueven el intercambio. Se destaca la comunicación en las reuniones y esto mejora la cohesión del equipo en particular. Organizando este tipo de encuentros, podrán escuchar las opiniones de todos y enriquecerse mutuamente. Por ejemplo, a menudo se hace una lluvia de ideas para encontrar nuevos proyectos y opciones.

Por último, se celebran las denominadas reuniones de toma de decisiones. Se hacen para permitir validar una decisión en equipo. Por ejemplo, para contrataciones a largo plazo. El organizador también puede preparar una reunión de toma de decisiones para resolver un problema específico. Cada participante propondrá una solución. Es por ello que el profesional se enfrenta a varias dificultades para tomar nota y luego transcribir la reunión. Esto se debe a que depende del tipo de reunión, pero también a que el ejercicio en sí es difícil.

En efecto, es necesario ser capaz no solo de preparar una reunión, sino también de participar activamente en ella mientras se toma nota en tiempo real.

He aquí algunas de las dificultades y desventajas de este ejercicio:

• La presencia de multiparlantes
• Malentendidos
• Un proceso que requiere mucho tiempo
• La velocidad de la reunión……

Por tanto, debemos ser conscientes de estas limitaciones y ser capaces de contrarrestarlas.

Tomar nota rápido y efectivamente

 

Para tomar nota en las reuniones, es necesario seguir algunas reglas antes, durante y después de la reunión. En primer lugar, lo ideal sería poder informarse de antemano sobre el tema de la reunión. Luego, prepararse para tomar las notas escritas a mano o en el ordenador. Deja un margen a la derecha de tus hojas para agregar tus comentarios o preguntas personales. Además, tu posición en la sala influirá en el acto de escucha y comprensión. También te aconsejamos que determines de antemano cuál será el uso final de tus notas y que escribas en forma abreviada para ir más rápido. 

En segundo lugar, el día de la reunión mantente concentrado, no pierdas el hilo mientras tomas nota de lo más importante. De hecho, no es necesario que tomes nota de todos los detalles, solo un resumen de lo que han dicho los oradores. Sobre todo, anota como prioridad los elementos clave que son difíciles de recordar sin notas, tales como números, fechas, nombres. Ten cuidado con las palabras y expresiones técnicas. Observa el esquema de los comentarios discutidos.

Finalmente, después de la reunión, no esperes mucho tiempo para revisar y llenar los espacios en blanco de tus notas. Haz inmediatamente las correcciones necesarias y vuelve a escribir los pasajes ilegibles. Unos días después, haz una síntesis y organiza tus notas para encontrar el significado general y hacer el informe deseado.

Transcripción de audio de las reuniones

Como puedes ver, muchos parámetros entran en juego para una reunión y toma de nota eficaz y manual. Por tanto, una solución para facilitar esta tarea será grabar la reunión. El apoyo en el que se basará esto será en forma de audio, audio que luego deberá transformarse en texto.

En este sentido, cuando se transcribe una reunión, hay que tener en cuenta varios parámetros técnicos y de comprensión. Además, hay tres tipos de transcripciones para las reuniones: en su totalidad, en forma modificada o en síntesis.

En el caso frecuente de la transcripción completa, las declaraciones hechas en la reunión se transcriben integralmente. El problema es que, ciertamente, es completo, pero no siempre es muy inteligible, viene con muchas repeticiones, etc.

En el caso de una transcripción modificada, las palabras transcritas se adaptan a la palabra escrita. Por ejemplo, se eliminan dudas, redundancias, errores de sintaxis para obtener una lectura fluida de la reunión. La reformulación es sutil porque se trata de preservar la esencia de la reunión.

Para la transcripción en síntesis, se resume el contenido del discurso de la reunión, solo se conservan los mensajes y ponentes esenciales.

Reuniones transcritas: herramientas de expertos en transcripción manual

La transcripción de reuniones -o cualquier otro intercambio oral- requiere cierta experiencia. De hecho, debe entenderse que una buena transcripción comienza con una grabación de audio de calidad. Sin un buen audio al principio, será muy difícil transcribir después. Por tanto, te recomendamos que utilices buenas herramientas de grabación, como el grabador de audio profesional Nagra.

Nagra es una marca reconocida de grabadoras de sonido portátiles profesionales. Esta marca fue creada en 1950 por un ingeniero suizo de origen polaco, Stefan Kudelski. La palabra « nagra » significa « registro » en polaco. Hoy en día, los grabadores digitales Nagra con sus accesorios permiten grabaciones de calidad profesional. Una grabación de audio de calidad equivale a una ¡transcripción casi perfecta!

Transcripción automática para reuniones: una tecnología a probar ya

¿Por qué elegir herramientas de transcripción para tus reuniones? La tecnología puede facilitarte este trabajo tedioso y hacerte ganar en tiempo y productividad. Hoy existen plataformas con las que se puede obtener la transcripción automática de reuniones. Sin embargo, si bien la fiabilidad puede alcanzar el 95%, hará falta la corrección humana, la intervención humana experta y cualificada.

Transcripción con corrección de pruebas

La aplicación web Authôt te permite transcribir automáticamente tus reuniones, es decir, convertir automáticamente el audio de tus reuniones en texto. Además, también ofrecemos un servicio de transcripción automática con corrección manual. Un corrector estará a tu alcance para pedirle cómo quieres que sea hecho el trabajo (vocabulario específico a considerar, añadir el nombre de los interlocutores, presentación del documento…).

En todos los casos, la transcripción automática permite reducir a la mitad el tiempo y el coste de la transcripción manual, al tiempo que respeta perfectamente las peticiones de los clientes. La transcripción automática para reuniones es hoy un ahorro considerable de tiempo y calidad. Pero para una calidad óptima, te aconsejamos que recurras a expertos, tanto en términos de herramientas como de competencias humanas. No dudes en ponerte en contacto con Authôt para disfrutar de nuestra tecnología y servicios profesionales.

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