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Transcription de vos réunions CE (Comité d’Entreprise)
Selon la loi, toute entreprise d’au moins 50 salariés doit mettre en place un comité d’entreprise (CE). Pour les entreprises de moins de 50 salariés, la mise en place d’un CE n’est que facultative (sauf dispositions conventionnelles ou collectives contraignantes).
L’organisation et la réglementation des réunions CE
Les entreprises organisent régulièrement des réunions CE afin de permettre aux élus et représentants syndicaux de se rencontrer pour parler des objectifs de l’entreprise. Ces réunions se font de manière mensuels ou bi-mensuels. Des réunions supplémentaires peuvent également être organisées, suivant la taille de l’entreprise et sur demande de l’employeur.
L’enregistrement des débats est autorisée et réglementée par le Code du travail à l’article D2325-3-2. La rédaction du procès verbal est obligatoire, il est prévu à l’article R434-1 du Code du travail. Le procès verbal doit répondre à certaines contraintes formelles de mise en page pour être valable.
En ce qui concerne le délai de conservation des enregistrements, c’est la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) qui vient répondre à cette question. Selon la CNIL en effet: « si l’enregistrement vise uniquement à permettre une retranscription fidèle des échanges en vue d’établir le procès-verbal (qui est obligatoire) alors on peut considérer que l’enregistrement doit être détruit une fois le procès-verbal validé par les membres du CE et l’employeur« .
La solution de retranscription Authôt pour les procès verbaux des réunions CE
La rédaction du procès verbal étant obligatoire, les entreprises font souvent appel à une personne extérieure pour sténographier les séances. Au même titre que les membres du CE, cette personne est tenue à la discrétion.
Néanmoins, d’autres solutions plus rapides et moins coûteuses sont possibles, comme notamment le service de retranscription automatique avec relecture. La retranscription automatique permet de diviser par deux le temps et le coût de retranscription manuelle et répondre ainsi aux contraintes imposées. En effet, l’établissement et la transmission du procès verbal aux membres du CE sont encadrés dans des délais (à défaut d’accord collectif précisant d’autres délais) :
- dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte,
- si une nouvelle réunion est prévue pendant ce laps de temps, la transmission doit être effectuée avant cette réunion,
- ce délai est réduit à 3 jours lorsque la consultation du CE a porté sur un projet de licenciement collectif pour motif économique
Chez Authôt, nous sommes habitués aux contraintes de temps et au respect d’une certaine mise en page. Nous offrons en effet, la retranscription de conférences de Conseils régionaux, départementaux et municipaux pour des clients comme la société SYNOPLE TV. Ces séances plénières sont très longues (parfois plus de 10h) et doivent être rendues dans un délai très court tout en respectant le principe de confidentialité. De plus, notre service de retranscription est multi-locuteurs et répond ainsi aux besoins des réunions CE qui se composent souvent de plus de dix personnes.
Authôt apparaît comme l’alternative efficace, rapide moins coûteuse et sûre pour la retranscription de vos réunions CE !
Authôt. Vous parlez. Nous écrivons.
Sources :
Service-public.fr
Journaldunet.com
Lesexpertsduce.fr
Soxia.com