Transcription automatique : pourquoi opter pour des outils de transcription pour vos réunions ?

La transcription automatique est un processus qui s’utilise de plus en plus, notamment en milieu professionnel, pour des réunions... En fait, dans une ère d’accélération digitale et d’accessibilité numérique, la reconnaissance automatique de la parole est un outil incontournable pour faciliter les échanges, rationaliser les opérations, mieux partager et diffuser les contenus… Ainsi, le panel d’applications, de cas d’usages est large ! Par exemple, opter pour des outils de transcription pour vos réunions peut radicalement transformer la manière dont votre entreprise, entité gère, archive et collabore lors de précieux rassemblements, de réunions. Prêt à en savoir plus sur la transcription automatique et ses spécificités pour vos réunions ? C’est parti !

Transcription automatique : définition

Pour commencer, qu’est-ce que la transcription automatique ? La transcription automatique est un processus consistant à convertir automatiquement un enregistrement audio ou vidéo en texte écrit. Cela implique que des logiciels, des technologies, des systèmes informatiques se dédient à cette pratique. Ils s’utilisent pour écouter, analyser le contenu sonore, puis pour le transcrire en format texte – sans l’intervention directe d’un humain.

Concrètement, la transcription automatique repose sur plusieurs technologies, notamment la reconnaissance vocale et l’intelligence artificielle. Ce sont ces technologies qui permettent aux ordinateurs de traduire directement en texte écrit la parole humaine – avec plus ou moins de précision.

Comme le précise le blogdumoderateur.com, tous ces « logiciels de reconnaissance vocale permettent de transcrire des paroles en texte – ce que l’on nomme le speech-to-text -, d’ajouter des sous-titres automatiques à vos présentations vidéo » … Et bien plus !

La transcription automatique comporte techniquement plusieurs étapes :

1. Enregistrement audio ou vidéo : un fichier audio ou vidéo contenant la parole humaine doit s’effectuer lors d’une réunion, d’une interview, d’une conférence etc.
2. Traitement du signal : le fichier audio est traité pour une meilleure transcription automatique. Cela peut inclure la suppression des bruits de fond, l’amélioration de la qualité audio. C’est une étape clé pour optimiser la qualité de la reconnaissance vocale.
3. Reconnaissance vocale : un logiciel de reconnaissance automatique de la parole ou un modèle d’apprentissage automatique analyse le contenu audio. L’outil en transcription automatique identifie des segments de paroles, les associe à des mots, des phrases, puis les convertit en texte.
4. Post-traitement : après la reconnaissance automatique, il y a généralement une étape supplémentaire de post-traitement, afin d’améliorer la précision. Cela inclut la correction humaine des erreurs, la ponctuation ou encore la mise en forme du texte.

Après ces quatre étapes, le fichier sonore a son équivalent en texte, sa transcription, son document écrit, fidèle aux propos prononcés à l’étape d’enregistrement.

Cependant, attention, la précision de la transcription automatique dépend énormément de la qualité de l’enregistrement d’origine.

Transcription automatique : avantages et nouveautés technologiques

Ainsi, la transcription automatique a de nombreux avantages. Parmi lesquels :

• Rapidité de traitement ;
•  Précision accrue ;
• Réduction des coûts ;
• Accessibilité accrue ;
• Capacités à traiter d’importantes quantités de contenus audio…

Concernant les nouveautés technologiques en transcription automatique en 2023, globalement, nous notons des améliorations en termes de précision, le traitement de la parole en temps réel, la transcription multilingue, la transcription contextuelle ou encore l’intégration avec d’autres technologies. En effet, les outils de transcription automatique sont de plus en plus directement intégrés à d’autres solutions. Comme par exemple, les plateformes de visioconférence, de gestion de contenus et d’analyse de données. Toutes ces intégrations facilitent l’utilisation de la transcription dans divers scénarios professionnels.

Dans cette dynamique, chez Authôt, nous avons récemment mis en ligne notre nouveau système de reconnaissance automatique, plus performant

Transcription des réunions : un cas d’usage en transcription automatique

La transcription des réunions est un cas d’usage significatif en transcription automatique – notamment pour les collectivités. En effet, ces entités ont d’importants besoins en transcriptions de réunions, de conseils, de séances ou de comités.

La transcription est clé pour conserver les informations (d’un point de vue légal), gagner du temps, assurer un suivi. En outre, les transcriptions ont des impacts sur la productivité des équipes et les prises de décisions.

Plus spécifiquement, voici quelques avantages pour la transcription des réunions :

1. Rétention d’informations. Les réunions sont sources d’informations importantes, de détails précieux. La transcription automatique permet de capturer chaque détail – ce qui facilite la rétention et les références ultérieures.
2. Accessibilité : la transcription des réunions rend les contenus accessibles à des personnes sourdes et malentendantes, des personnes qui préfèrent lire plutôt qu’écouter. Grâce à la conversion des formats, tout est plus facilement partageable.
3. Facilité de recherche : la transcription contribue à des recherches rapides au sein des réunions archivées. En effet, vous pouvez trouver des informations spécifiques en quelques secondes au lieu de devoir écouter l’intégralité de l’enregistrement.
4. Collaboration : les membres qui n’ont pas pu assister à la réunion en direct peuvent ensuite consulter la transcription pour être tenus informés des différentes discussions et des décisions prises.
5. Amélioration de la productivité : la transcription automatique permet aux professionnels de se concentrer sur l’écoute des réunions, leur participation – au lieu de prendre des notes -, ce qui améliore considérablement leur productivité !

De plus, les avancées technologiques pour la transcription des réunions incluent des intégrations avec des outils de gestion de projet, une sécurité renforcée ou encore des résumés automatisés.  

Les limites et défis autour de la transcription automatique

Enfin, bien que la transcription automatique ait de nombreux avantages et que nous vous recommandons fortement d’opter pour des outils de transcription pour vos réunions, il faut également garder à l’esprit les différentes limites et défis autour.

•  La précision variable ;
• La difficulté de traitement pour des contenus spécialisés – pour lesquels une intervention humaine doit compléter la technologie automatique ;
• La confidentialité des données – la transcription automatique implique le traitement et le stockage de données. Il s’agit donc pour les organisations d’être vigilantes dans leurs choix de solutions. Le respect de la politique RGPD et de la cybersécurité française peut être demandé ; 
•  Les coûts – bien que la transcription automatique permette de réduire les coûts, elle n’est pas gratuite ;
• Gestion des différentes langues vivantes et dialectes…

Néanmoins, malgré ces limites, la transcription automatique demeure une technologie précieuse pour de nombreuses applications, domaines, et ne cesse de se perfectionner. Choisir des outils de transcription automatique de qualité, qui ont fait leurs preuves, former les modèles de reconnaissance vocale sur des domaines spécifiques, réviser les transcriptions et respecter les normes de sécurité, la confidentialité des données est clé.

En somme, la transcription automatique est un allié idéal pour transcrire vos contenus. Opter pour des outils de transcription pour vos réunions aujourd’hui est indispensable pour gagner en temps, en efficacité… À condition de s’appuyer sur les bons outils et des services complets comme le nôtre ! Contactez-nous dès à présent pour bénéficier de l’expertise d’Authôt en transcription et transcription automatique !