À la rencontre d'une… Directrice de l’Administration Générale
Je me présente, Céline, je suis directrice de l’Administration générale dans une communauté d’agglomération. Une communauté d’agglomération, selon la loi du 12 juillet 1999, est un EPCI – établissement public de coopération intercommunale – à fiscalité propre. Il existe plusieurs types d’EPCI : les communautés de communes, les communautés d’agglomération – qui regroupent 50 000 habitants ou plus, les communautés urbaines – à partir de 450 000 habitants, les métropoles et les SAN – Syndicats d’agglomération nouvelle. Globalement, c’est un type de collectivité territoriale. En France, une collectivité territoriale – ou locale – est une personne morale de droit public qui exerce certaines compétences sur un territoire.
Les communautés d’agglomération
En fait, les communes s’associent au sein d’une entité afin de mener des projets communs de développements urbains, d’aménagements de leurs territoires. C’est une forme d’intercommunalité pour élaborer et travailler sur des projets. Ainsi, une communauté d’agglomération dispose de certaines compétences – plus ou moins obligatoires.
Concrètement, les compétences obligatoires concernent :
- L’aménagement de l’espace, du territoire de l’agglomération ;
- Le développement économique ;
- L’équilibre social de l’habitat ;
- La politique de la ville.
Ensuite, viennent des compétences, des pouvoirs qui se définissent via les conseils municipaux des communes en question. Par exemple, pour ce qui concerne les voiries, les assainissements, l’eau, le cadre de vie. En outre, les équipements culturels, sportifs, les actions sociales, d’intérêt communautaire.
Mon métier de Directrice de l’Administration générale dans une communauté d’agglomération
En tant que Directrice de l’Administration générale d’une communauté d’agglomération, je suis à la tête aussi bien des affaires administratives, que juridiques, ainsi que des ressources humaines. Mes missions sont variées et aucun jour ne se ressemble… !
Parmi mes responsabilités, j’assiste surtout les élus et le Directeur général Adjoint, concernant le fonctionnement, l’organisation de l’administration générale dans notre communauté d’agglomération. Il faut savoir qu’une administration générale d’agglomération comme la nôtre se compose de plusieurs services. Par exemple, le secrétariat général, le service des moyens généraux et le service documentation… Je suis donc en charge du pilotage de ces trois services !
De plus, j’organise et gère les différentes assemblées délibérantes, les conseils. J’effectue la veille réglementaire, chapeaute les projets, les équipements. Mon quotidien est intense et mes prises de décisions ont un fort impact.
Une communauté d’agglomération a plusieurs rôles dans la vie démocratique des communes et plusieurs obligations ! Notamment concernant les conseils communautaires, les assemblées ou encore les diverses délibérations à envisager ! Tous les projets, décisions sont soumises à des conseils.
Les Conseils communautaires
Ce sont les présidents des communautés d’agglomération qui programment les conseils communautaires au moins une fois par trimestre. Le premier conseil communautaire a généralement lieu 1 mois après le renouvellement des conseils municipaux. Concrètement, notre communauté d’agglomération, en tant qu’EPCI, doit assurer la diffusion des informations auprès de ses conseillers communautaires.
Les conseillers communautaires ont le pouvoir de s’exprimer, de proposer des amendements aux projets, de débattre… Ils ont le droit de nous poser des questions concernant les projets, les dossiers de l’EPCI.
Diffusion des comptes rendus et des décisions des conseils
Nous sommes responsables de la diffusion des comptes rendus et surtout nous devons respecter des délais… ! Nous avons un volume considérable de transcriptions à effectuer très régulièrement.
Concernant les procès-verbaux, ceux-ci se publient directement sur le site internet de notre communauté d’agglomération.
Les comptes rendus des conseils s’affichent dans la huitaine sur le panneau d’affichage au siège de la communauté d’agglomération, ainsi que sur le site internet. Nous y synthétisons les délibérations et les décisions des conseils – il nous faut donc à chaque fois une double version d’une même transcription ! Une version print et une version web !
Toutes les informations à diffuser entre la communauté d’agglomération en tant qu’entité et les communes membres doivent être accessibles, de façon transparente. À noter également que le code général des collectivités territoriales – CGCT -, prévoit d’autres dispositifs obligatoires d’information et de communication – en plus des comptes rendus des conseils :
- Le rapport annuel du président de l’EPCI. En effet, selon l’article L.5211-39 du CGCT, « le président de l’établissement public de coopération intercommunale doit lui-même adresser chaque année avant le 30 septembre, au maire de chaque commune membre, un rapport retraçant l’activité de l’établissement ».
Ensuite, les maires présentent ce rapport en séance publique au conseil municipal – où sont présents les conseillers communautaires de nos communes concernées.
- La loi stipule que les conseillers communautaires ou métropolitains rendent eux-mêmes compte a minima deux fois par an au conseil municipal des activités de l’EPCI.
Durée des conseils dans une communauté d’agglomération
La durée des séances de conseils communautaires est variable. C’est le président qui les ouvre et les clôt. Il n’existe pas de précisions légales ou réglementaires concernant leur durée. Des séances ultérieures sont possibles.
En effet, si les sujets à l’ordre du jour ne se traitent pas au cœur d’une séance de conseil, il arrive que le Président me demande d’organiser de nouvelles réunions avec le conseil communautaire. Ce sont souvent des réunions longues, qui durent plus de 10 heures – bien évidemment entrecoupées de pauses…
Ainsi, nous devons faire attention à ne pas nous relâcher ! Nous avons besoin de tout enregistrer, et ce, dans les meilleures conditions possibles… ! Par la suite, les secrétaires et chargés de transcription nous sont essentiels !
Opter pour un service de transcription professionnel comme Authôt
En tant que Directrice de l’Administration générale dans une communauté d’agglomération, je cherchais le moyen idéal pour aider mes équipes… Soit nous faire gagner en temps et en professionnalisme, afin que chacun puisse se concentrer sur son cœur de métier – et surtout tenir des délais serrés ! Heureusement, un collègue d’une autre commune m’a parlé d’Authôt !
Authôt est particulièrement intéressant, car ils ont compris les problématiques et besoins des mairies et des collectivités territoriales. Ils savent que nous avons des volumes très importants de retranscriptions à effectuer ! Que ce soit pour des conseils, des assemblées, des réunions, des colloques ou d’autres types d’événements administratifs, ils répondent présents. Leur outil de transcription automatique basé sur l’intelligence artificielle est très efficace pour transcrire des échanges oraux – même très politiques, ou techniques. Couplés à la correction humaine de leur service Relecture, les propos sont fidèles et retranscrits en un temps record.
Ce que nous avons particulièrement apprécié – avec le service de secrétariat général -, c’est le fait que nous avons pu faire un essai gratuit lors d’un conseil avec l’équipe d’Authôt. La transcription est faite automatiquement et leurs professionnels ont également relu. Nous avons été agréablement surpris de leurs connaissances et investissement en conseils territoriaux, agglo/régionaux et communautaires… Tout est fait pour rassurer des clients qui ont des données sensibles à gérer : leur système est de qualité, rapide, la plateforme est disponible 24h/24, nous pouvons aussi les joindre facilement… Ils ont une réelle plus-value.
Des retranscriptions fiables et sécurisées
En plus d’une retranscription fidèle des conseils d’administrations, la mise à disposition rapide des comptes rendus, la plateforme est sécurisée – hébergée en France. En tant que directrice, j’ai un compte administrateur sur la plateforme Authôt . Les autres membres du service secrétariat bénéficient également d’un compte, sans aucun surcoût.
Avec tous ses avantages, miser sur Authôt pour nos transcriptions était le meilleur choix que nous puissions faire sur le court et le long terme !
Authôt. Vous parlez. Nous écrivons.